Úvod do IS Domček
Petr Kučera | duben 2023 | IS Domeček
IS Domeček je informační systém pro správu kroužků, akcí a táborů. Skládá se ze třech základních komponent a to:
- Hlavní aplikace - Přístup k ní mají zaměstnanci (v omezeném rozsahu i dobrovolníci) a slouží k vytváření přihlášek, schvalování přihlášek, přiřazování lektorů, ekonomickým operacím, ...
- Administrační centrum - Je dostupné všem dobrovolníkům, jako jsou vedoucí kroužků, táborů nebo pobytovek. Slouží k zobrazení přihlášených či změn detailů akce.
- Klientské centrum - Pomocí něho se klienti (rodiče a mládežníci) hlásí na akce. Účet, kterým se do klientského centra hlasí, je jiný (soukromý) než k hlavní aplikaci a administračnímu centru (ten je pracovní).
Hlavní aplikace
Jak již bylo řečeno, hlavní aplikace slouží k většině práce s přihláškami. Pro její využití je třeba mít nainstalovanou aplikaci na svém PC nebo využívat vzdáleného připojení na sdílený PC v kanceláři. [1]
Aplikaci slouží k tvorbě přihlašovacích formulářů, správě přihlášek a správě všech uživatelů, správě klientských účtů, nastavení číselníků (přidávání míst, prostorů [2] a lektorů, typů činnosti a důvodů zpracování údajů), sestavování tiskových sad pro statisky a veškeré správě financí a nastavení části systému.
Detailní popis fungování je možné nalézt v oficiální dokumentaci. Naše středisko ale nevyužívá všechn možností a kvůli členským přihlášekám funguje v netradiční rázu. Je tedy třeba brát procesní veěci popsané v oficiální dokumentaci s rezervou.
Administrační centrum
Administrační centrum je dostupné všem lektorům (vedoucím kroužků, tábor, akcí, ...), kterým je zřízen účet. V administračním centru mají možnost provádět drobné úpravy a zobrazit si seznam účastníků a kontakt na ně.
Administrační centrum nabízí pokročilé věci jako vyplňování deníků, pronájmy či výkazy práce. Naše středisko ale tyto funkce nevyužívá.
Administrační centrum je dostupné na adrese: https://salesianipardubice.iddm.cz/admin/.
Přehled všechn možností administračního centra je možné najít v oficiální dokumentaci. Naše středisko ale využívá velice omezeného množství funkcí. V našem administračním centru tedy neuvidíte např. výkazy či pronájmy.
Klientské centrum
Klientské centrum slouží pro online přihlašování účastníků. Cílovou skupinou jsou mládežníci a rodiče. Umožňuje registraci uživatelů, správu dat o účastnících (z pohledu rodičů o jejich dětech), informace o jejich platbách a hlavně zadávání nových přihlšek přímo online.
Práci s klientským centrem si můžeme zjednodušeně představit, jako používání obvyklého e-shopu. Uživatel si vytvoří registraci a poté může zadávat přihlášky na kroužky, akce nebo tábory. Proces přihlášení je však vždy dvoustupňový - klient zadá přihlášku, kterou následně pracovník střediska musí schválit. Proces přihlašování tak můžeme mít vždy plně pod kontrolou.
Databáze účastníků klientského centra je totožná s adresářem v hlavní aplikaci. Pokud se tedy registruje uživatel, jehož děti už známe z dřívějška (máme evidované jejich přihlášky), může tento uživatel své děti rovnou u svého účtu v klientském centru vidět. Podmínkou však je, aby se zaregistroval se shodnou mailovou adresou, kterou evidujeme v adresáři. Pokud by si vytvořil registraci pro jinou adresu, ke spárování nedojde. V takovém případě je možné doplnit účastníky ručně v modulu hlavní aplikace Klientské účty.
Pro práci s klientským centrem si tedy uživatel nejprve musí vytvořit registraci (je ověřována funkčnost jeho mailové adresy). Poté se může běžným způsobem přihlásit ke svému účtu a pracovat s jeho možnostmi.
Naše klientské centrum je dotupné na adrese: https://salesianipardubice.iddm.cz/admin/ a je integrováno do webových stránek střediska. [3]
Přesný popis stejně jako u předchozích dvou možností je možné nalézt na stránkách oficiální dokumentace. Opět ale centrum využíváme v nestandartním módu a to předvším kvůli problematice členství.